„Wann ist die beste Akquise-Zeit?“

 

Bei uns in der Agentur wird ganzjährig akquiriert und die Erreichbarkeit ist – mit kleinen Unterschieden – fast immer gleich. Es bedarf halt immer mehr Kontakten, bis man einen gewünschten Gesprächspartner erreicht, das ist nichts Neues und das ganze Jahr über gleich schwer. Wer sich im CRM-System oder in seinem Kalender notiert, wann der Ansprechpartner erreichbar ist, tut sich wesentlich leichter.

Ein ganz genereller Tipp für Akquise-Kontakte ist: Vereinbaren Sie nach jedem Kontakt, gleich den nächsten Kontakt. So erhöhen Sie nicht nur die Erreichbarkeitsquote, sondern sorgen auch für einen optimalen Gesprächseinstieg „Liebe Kundin, wir haben ja vereinbart, dass ich mich am … wieder bei Ihnen melde.“ Und Zuverlässigkeit signalisieren Sie auch. Die Neukundenakquise sollte zum täglichen Brot eines Vertriebsmitarbeiters gehören. Dabei müssen wir ja heute nicht mehr von Tür zu Tür gehen und Klinken putzen. Jeder kann heute seine eigene Akquise-Strategie entwickeln. Die beste Strategie für „Angsthasen“ ist, Ansprechpartner erst mal über Business-Netzwerke zu identifizieren (oder via Webseite), diese dann erst einmal via Xing, E-Mail oder LinkedIn anzuschreiben, den Anruf anzukündigen und erst dann anzurufen.

So überlistet man erstens den inneren Schweinehund (jetzt habe ich es ja schon angekündigt und kann keinen Rückzieher mehr machen) und hat wieder einen optimalen Einstieg in das Gespräch. Außerdem hat man eine gute Antwort auf die Frage „Worum geht´s?“ und kommt im Sekretariat leichter durch. Die Texte für diese Anschreiben sollten natürlich  vorher gut vorbereitet sein. Kurz, präzise und interessant. Egal, ob Sie für die Neukundenakquise den schriftlichen oder telefonischen Weg einschlagen – finden Sie Ihre persönliche Akquise-Strategie und ziehen Sie diese durch und zwar am besten täglich zwischen 1. Jänner und 31. Dezember – außer Sie sind auf Urlaub.
Apropos Urlaub: ich bin im Juli auf Urlaub. Das heißt, meine nächsten Tipps erhalten Sie erst wieder im August. „Akquisetechnisch“ habe ich mit diesem Newsletter noch einen letzten Pitch gelandet, wenn Sie gleich einen Blick auf meine nächsten Seminare im Herbst werfen, oder noch besser: gleich buchen.

290 E-Mails im Posteingang nach dem Urlaub – da kommt Freude auf.

14 Tage Urlaub. Erholt und voll motiviert kommt man ins Büro. E-Mail Postfach öffnen und –  wumm: 290 ungelesene E-Mails.  Uff. Schnell ist das mit der Erholung vorbei.
Tja, E-Mailen ist ein schnelles und lokal unabhängiges Kommunikationsmedium und verführt gerne dazu,  dass man einfach  drauf losschreibt. Geschäftspartnern, Kollegen und Kunden versenden E-Mails als Kopie (Carbon-Copy), deren Information sie meist nicht brauchen. Immerhin kann man damit bequem vermitteln, wie viel man den ganzen Tag arbeitet. Besonders aber auch, mit welch wichtigen Personen man kommuniziert: virtuelle Geschäftigkeit per Mausklick. Dieser digitale Weiterleitungswahnsinn ist insbesondere bei der Weitergabe von vertraulichen Informationen mit Vorsicht zu genießen. Von daher gilt für die E-Mail-Kommunikation:

• Aussagekräftige Betreffzeilen
• kurze und knappe Formulierung bzw. Übermittlung der „Botschaft“ / Information
• gezielte Auswahl der Empfänger (keine wahllose Verwendung von „Cc“ bzw. „Bcc“)
• keine ausschweifenden digitalen Diskussionen
• mehr Telefonieren

E-Mail oder Telefon?

Roman Soucek, Kommunikationsforscher an der Universität Erlangen-Nürnberg, rät davon ab, Terminabsprachen per E-Mail zu machen und empfiehlt: Mitarbeiter sollen wieder mehr telefonieren. Am Telefon wird klar, worum es geht und was der Gesprächspartner will.
Der angenehme Nebeneffekt direkter Kommunikation liegt auf der Hand. Sie können Beziehungen pflegen –  Small Talk machts´s möglich – und Sie erhalten sofort direktes Feedback.
Insbesondere Geschäftsführer, Abteilungen im Marketing, Vertrieb und Kundenservice werden aufgrund ihrer intensiven Kommunikationsdichte und Kundennähe von der visuellen Reizüberflutung spürbar belastet.

E-Mails an die Bedürfnisse im Betrieb anpassen

Die Herausforderung: E-Mails bedürfen eines neuen Kommunikationsverhaltens, das sich von gewohnten analogen Medien durch präzise Aussagen und klare Strukturen abgrenzt. Wann sollte man besser per E-Mail und wann telefonisch kommunizieren? 
Die Übermittlung von Tatsachen per E-Mail ist in Ordnung, Informationen mit hohem Interpretationsbedarf vermittelt man besser via Telefon. Der fehlende Ton in einem persönlichen Gespräch, wichtige Nebeninformationen durch Mimik und Gestik, können zwar auch in E-Mails mittels Emojis ganz gut ersetzt werden, das Feedback des Gesprächspartner fehlt aber gänzlich. 

So reduzieren Sie Ablenkungen durch E-Mails

Untersuchungen von IT-Firmen wie IBM und Microsoft zeigen, dass E-Mails zu den größten Produktivitätskillern im Büro gehören. Viele Nutzer neigen dazu, alle paar Minuten „mal kurz“ nachzusehen, ob neue E-Mails angekommen sind – und das kostet viel Zeit. Denn nach einer jeden solchen Unterbrechung braucht man einige Minuten, um wieder in den Arbeitsfluss zu kommen. Eine Microsoft-Studie spricht sogar von zwölf Minuten, die eine einzige Unterbrechung kostet. Schon eine kleine Maßnahme kann daher die persönliche Produktivität gewaltig steigern: Nicht von  Klingeltönen und Einblendungen verrückt machen lassen, sondern einfach abschalten.