Was bilden Sie sich eigentlich ein?

Das war mal vor Jahren eine Frage, die ich einem Kunden schreib, der seine Rechnung partout nicht bezahlen wollte.

Offene (gerechtfertigte) Forderungen muss man sich nicht gefallen lassen.

Zu meiner Verteidigung muss ich sagen, dass wir mehrfach “freundlich” um die Bezahlung unserer offenen Rechnung baten. Der Kunde machte eine Reklamation geltend und meinte, er würde nur 50% meiner Forderung begleichen und hätte nicht die Zeit dazu, mir zu erklären, was es zu reklamieren gäbe. Da ist mir echt der Kragen geplatzt.

Das ist nun bereits Jahre her und dieser Kunde ist natürlich kein Kunde mehr von mir und das ist auch gut so. Mein Geld habe ich Gott sei Dank erhalten,  bis auf den letzen Euro inklusive Verzugszinsen, die habe ich gleich mit eingeklagt. Wenn schon, denn schon.

Aber die meisten Mahngespräche enden nicht so. Ganz im Gegenteil. Wir rufen den Kunden an, wenn die Forderung offen ist, aber bereits fällig war. Und über 90 % all dieser Rechnungen sind bereits wenige Tage später bei uns am Konto. Oftmals entschuldigen sich die säumigen Kunden sogar.

Für schnelle Resultate: Telefonieren Sie!

Das Mahnsystem vieler Unternehmen besteht aus einer Serie von schriftlichen Mahnungen. Jede Mahnung wird zunehmend strenger formuliert und droht schließlich das Inkasso auf dem Rechtsweg an. Mit dieser Briefserie verstreichen leicht mehrere Monate – vielleicht sogar ohne Reaktion des Kunden. Zeitverschwendung! Telefonieren Sie doch einfach einmal. So wissen Sie gleich, was los ist. Der Kunde findet Ihre Rechnung nicht? Also sofort eine Kopie schicken und in ein paar Tagen nachfassen. Ihre Abrechnung wird beanstandet? Sofort einen Besprechungstermin ausmachen. Man wimmelt Sie laufend ab? Jetzt wissen Sie bereits, dass Sie mit diesem Kunden ein Problem haben und können weitere Lieferungen sperren und Inkassomaßnahmen einleiten.

Die meisten Fälle verlaufen aber positiv. Der Kunde hat ganz einfach mehr fällige Rechnungen als Cash. Also müssen Sie dafür sorgen, dass Sie (statt jemand anders) in die nächste Zahlungsrunde kommen. Schriftlich schaffen Sie das kaum – Ihr Brief landet dort nur auf dem wachsenden Stoß von Mahnungen. Verschaffen Sie sich per Telefon die nötige Beachtung! Beim Kunden herrscht vielleicht ein administratives Chaos, in dem Ihre Rechnung «untergegangen» ist. Mit noch mehr Papier kommen Sie nicht weiter. Also telefonisch nachhelfen!

Telefonieren Sie immer mit dem Ziel, ein festes Zahlungsversprechen mit Betrag und Termin zu erhalten. Gummibegriffe wie «baldmöglichst» sind nicht akzeptabel. Da muss es mindestens so konkret werden wie «noch diese Woche» oder «nächsten Mittwoch». Damit erreichen Sie ein wichtiges Teilziel. Die meisten Leute nehmen nämlich ihre Versprechen ziemlich ernst – deshalb versuchen Sie sich ja auch mit Wischiwaschi-Zusagen aus der Affäre zu ziehen.

Wenn nun der Kunde ein konkretes Zahlungsversprechen abgegeben hat, bedanken Sie sich und beenden das Gespräch positiv.

Bereiten Sie sich optimal vor

Nicht der spontan erfolgende, sondern der gut vorbereitete Anruf bringt erfahrungsgemäß den Erfolg. Folgende Punkte sollten vor einem Telefonat geprüft werden:

  • Was wurde bereits unternommen?
  • Klärung, ob die Ursache evtl. bei Ihnen liegt ( z.B. Reklamation, unbekannte Zusagen von Vertriebsseite, Lieferrückstände)
  • Ermittlung des zuständigen Gesprächspartners
  • Erstellung eines Leitfadens in Stichworten
  • Klare Zielsetzung ( z.B. Festhalten an Maximalforderung oder Bereitschaft zu vorher durchdachten Teilleistungen bzw. Zahlungsplänen)

Planen Sie Mahngespräche fix in Ihrem Terminkalender ein.  Zeit dafür bleibt selten zufällig.

5 Tipps, wie Sie Ihr Mahnwesen noch effizienter gestalten:

 Setzen Sie ein kurzes Zahlungsziel. „30 Tage netto“ sind oft üblich, ich empfehle Ihnen jedoch maximal 14 Tage.

  1. Setzen Sie ein kurzes Zahlungsziel. „30 Tage netto“ sind
    oft üblich, ich empfehle Ihnen jedoch maximal 14 Tage.
  2. Geben Sie ein fixes Zahlungsdatum an, z.B.: zahlbar bis 31.10.07. Vermeiden Sie Formulierungen wie „14 Tage
    nach Erhalt“ oder „innerhalb von 10 Tagen“.
  3. Mahnen Sie in kurzen Abständen von maximal 10 Tagen.
  4. Ersetzen Sie Mahnbriefe durch das Telefon. Seien Sie
    freundlich und bestimmt.
  5. Warten Sie nicht zu lange. Übergeben Sie die Forderung spätestens 6 Wochen nach Rechnungslegung zum Inkasso

Gerne übersenden wir Ihnen ein Script mit Vorschlägen zum Ablauf des Mahngesprächs.
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Lernen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter, wie Sie Mahngespräche künftig entspannt – weil gut vorbereitet – führen. Wie Sie mit diversen Einwänden souverän umgehen und welche rechtlichen Rahmenbedingungen Sie kennen und erfüllten sollten.

Ihre Außenstände werden radikal zurückgehen – garantiert.

Erfahren Sie außerdem,

  • wie Sie Forderungsausfälle vermeiden,
  • welche Druckmittel wirksam und erlaubt sind
  • wie Sie Mahn-E-Mail gut Texten
  • welche Kosten Sie geltend machen können

Ich werde diese Beispiele in einer meiner nächsten Ausgaben veröffentlichen und Sie erhalten ein herzliches “Dankeschön” von mir, ganz persönlich. :-)

Erfahren Sie mehr zum Thema Fragetechnik in meinen Akquise-Seminaren.

Das nächste findet bereits am 26. und 27. November satt:
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Angebote richtig nachfassen und Ihre Preise durchsetzen.

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Die telefonische Mahnung ist eine effektive zeitsparende Chance, ausstehende Geldforderungen einzuholen.
Unser aktuelles Seminarprogramm ist fertig - hier zum Download

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